Comment fonctionne le process mining ?

Les processus commerciaux modernes sont incroyablement complexes. Ils fonctionnent sur une variété de systèmes qui utilisent différents types de données, ont différents utilisateurs et appartiennent à différents départements.

La plupart des outils d´exploration de processus fournissent quelques méthodes différentes pour obtenir ces données à partir des systèmes sous-jacents. Dans sa forme la plus élémentaire, un utilisateur peut simplement exporter un journal des événements d’un système au format .csv et le télécharger sur l’outil d’exploration de processus. Mais les organisations les plus avancées utilisent l’ingestion de données en temps réel pour synchroniser en continu les données de processus.

Au fur et à mesure que des objets métier individuels, ou des cas, au sein d’un processus se déplacent dans les systèmes, ils laissent une trace de fil d’Ariane - qu’il s’agisse d’une facture passant de “demandé” à “payé”, ou d’un ticket de service client passant de “soumis” à “ résolu.” Tout au long des étapes du cycle, ces cas laissent derrière eux des empreintes numériques, appelées événements.

La technologie de process mining récupère ces fils d’Ariane en ingérant les journaux système de ces événements, ou journaux d’événements, et en reconstituant visuellement ce qui se passe dans le processus.

Ces journaux d’événements contiennent, au minimum, trois éléments clés de données de processus pour chaque événement individuel:

• ID de cas - Une réference unique à chaque objet métier.
• Activité - L’étape du processus par laquelle l’affaire est passée
• Timestamp - L’heure à laquelle ce cas spécifique est passé par cette étape.
• Des informations supplémentaires peuvent également être ajoutées pour augmenter le contexte : pensez aux détails du fournisseur pour une facture ou au niveau de priorité pour un ticket de service.

Comment analyser les processus métiers? Maintenant que nous avons rassemblé toutes nos données, la magie du process mining peut commencer à opérer.

L´exploration de procesus utilise ces journaux d’événements pour produire une visualisation de bout en bout du processus qui superpose chaque étape franchie par chaque cas au fur et à mesure de son évolution dans le cycle en une seule visualisation. C’est ce qu’on appelle parfois un jumeau numérique de l’organisation.

Il s’agit d’une séquence chronologique d’événements qui montre tous les différents chemins empruntés par les cas pour aller du début du processus à la fin. Chaque chemin unique est appelé variant, les variantes qui ne suivent pas un chemin standard ou accepté étant appelées deviations.

Découverte de processus vous permet d’explorer cette carte de processus interactive et de voir toutes les différentes variantes.

Vous pouvez effectuer un zoom arrière et voir toutes les différentes variantes, qui se comptent souvent par centaines ou par milliers - nous l’appelons affectueusement le diagramme “spaghetti”.

Ou, vous pouvez zoomer sur le __ chemin heureux __, qui est la façon dont nous nous attendons à ce que le processus ressemble et, espérons-le, la variante la plus courante.

Vous pouvez trancher et dire au processus de toute façon que vous voudriez voir comment il fonctionne vraiment.

L´analyse des processus vous permet de comprendre les causes profondes des inefficacités des processus et de quantifier leur impact sur vos KPI pour finalement savoir comment optimiser ces processus.

Vous pouvez commencer à obtenir les réponses aux questions sur les causes des inefficacités des processus :

• Où sont les goulots d’étranglement ?
• Pourquoi les affaires sont-elles en retard ?
• Quelles ressources sont surchargées ?
• Quelles activités sont souvent ignorées ?
• Quelles ressources créent des déviations ?

Ou sur l’impact des variantes de processus :

• Comment une certaine variante affecte-t-elle un KPI de processus comme le coût opérationnel ?
• Quel est l’impact de l’automatisation, ou de son absence, sur le temps de cycle du processus ?
• Comment une action commerciale spécifique (par exemple, le blocage du crédit client) impacte-t-elle un KPI commercial (par exemple, le taux de livraison à temps)
• Quel pourcentage de cas se conforment au processus établi ?

Si vous avez des hypothèses sur les inefficacités, vous pouvez les vérifier. Il existe des tableaux de bord et des composants qui vous permettent de filtrer, de découper et de détailler les données.

Ou vous pouvez explorer le processus tel quel et permettre à Celonis de détecter automatiquement les inefficacités les plus percutantes pour vous en utilisant l’IA et l’apprentissage automatique.

L’analyse comparative des processus vous permet de comparer leurs performances sur deux dimensions différentes et de comprendre comment améliorer les processus.

Vous voudrez peut-être examiner le temps nécessaire pour traiter une facture dans deux pays différents, ou le temps de traitement d’un bon de commande d’un fournisseur par rapport à un autre.

Grâce à l’analyse comparative des processus, vous pouvez commencer à identifier les meilleures pratiques et les partager entre les zones géographiques, les unités commerciales et les équipes.

Conformance verification vous donne la possibilité de définir votre chemin préféré et de voir où les processus s’en écartent.

C’est là que la distance entre le processus « tel que défini » et « tel quel » devient claire. Vous pouvez comprendre le pourcentage de cas conformes au processus souhaité et le pourcentage qui ne le sont pas. Vous pouvez savoir quand des étapes sont ignorées, exécutées dans le mauvais ordre ou prennent plus de temps que prévu à une certaine étape du processus.

Au fur et à mesure que vous apportez des améliorations, la vérification de conformité vous aide à mesurer le nombre de cas supplémentaires en cours de traitement de manière optimale.