Florida Crystals + Celonis

Digitale Transformation vorantreiben und den Geschäftsbetrieb am Laufen halten: Das ist sowieso schon ein echter Drahtseilakt für die IT. Dazu kommen ablaufende Migrationsfristen, der Wettlauf mit KI,  und das Ziel, maximalen ROI aus dem bestehenden IT-Stack zu ziehen.

Kevin Grayling, Vice President und Chief Information Officer bei Florida Crystals, einem US-amerikanischen Zuckerproduzenten, hat auf diese Herausforderungen eine klare Antwort gefunden. Er will Geschäftsprozesse intelligenter und Business-Teams effizienter zu machen - und zwar mit Technologiepartnern wie Celonis. 

Die Celonis Process Intelligence Plattform hat dem Unternehmen geholfen, den richtigen Business Case für dessen S/4HANA-Transformation zu erstellen und massive Mehrwerte in der Kreditorenbuchhaltung zu heben.

Das Ergebnis? Eine datengetriebene Migration und Kapitalfreisetzung in Millionenhöhe — in nicht mal einem Jahr.

Der richtige Business Case für S/4HANA

Florida Crystals produziert seinen Zucker – von der Saat bis zur Raffination – an seinem Hauptsitz in Florida und vertreibt ihn weltweit unter Markennamen wie Domino, C&H, Redpath, Sidul und Tate & Lyle. 

Die beeindruckende Wertschöpfung mit Celonis begann für Florida Crystals mit dessen S/4HANA-Transformation im Jahr 2021. Jeder ITler weiß: ERP-Migrationen sind weder einfach noch schnell. Eine Projekt-Timeline von zwei Jahren gilt als ehrgeizig – drei Jahre und mehr sind eher die Regel. Mit Unterstützung von Celonis allerdings hat Florida Crystals den Umzug zu SAPs neuestem ERP in zwölf Monaten geschafft. 

Ein Rückblick: Als treuer SAP-Kunde baute Florida Crystals über zwei Jahrzehnte auf die Stabilität seiner SAP-Business Suite. Nur bedeutete das, dass auch die darauf laufenden Prozesse fast zwanzig Jahre unangetastet blieben. Keine ideale Basis, um diese fit für die Zukunft zu machen. „Wir hatten Schwierigkeiten, zu verstehen, warum unsere Prozesse so konfiguriert waren, wie sie eben waren“, sagt Kevin Grayling, Vizepräsident und CIO.

Grayling und sein IT-Team setzen deshalb auf Process Mining, die Kerntechnologie der Celonis Plattform, um einen digitalen Zwilling ihres Unternehmens zu erstellen. Stellen Sie sich eine Art Röntgenbild vor, das zeigt, wie Prozesse wirklich ablaufen. „Wir haben nur drei Wochen gebraucht, um das Datenmodell aufzusetzen und unseren gesamten Source-to-Pay- und Order-to-Cash-Prozess zu sehen“, erinnert sich Grayling. Dadurch haben wir ein extrem schnelles und detailliertes Verständnis dafür bekommen, wie gut unsere Prozesse eingehalten werden und wo wir Prozessprobleme hatten.“ 

Eine detailgetreue Rekonstruktion der Prozesslandschaft half nicht nur der IT und den Prozessverantwortlichen, die Dokumentations- und Designsphase deutlich zu straffen. Sie half auch, den Business Case für eine Brownfield-Migration wasserdicht zu machen. „Unsere Gespräche mit unseren SAP-Experten beruhten oft auf einzelnen Anekdoten. Celonis hat uns dabei geholfen, die Entscheidung für Brownfield wirklich datenbasiert zu treffen.“

Und das Argument für Brownfield hat sich bewährt. Die Umstellung auf die Cloud hat sich laut Grayling gelohnt und den erwarteten Nutzen gebracht. → Lesen Sie den Blog von Kevin Grayling, wie Florida Crystals Celonis zur Unternehmenstransformation einsetzt.

„Wir haben unsere Migration im Nachgang reviewed. Der Business Case ist zu 100 % stimmig.“

 Kevin Grayling, VP and CIO, Florida Crystals

Die Erkenntnisse und Wertpotenziale, die das IT-Team identifizierte, weckten auch auf Business-Seite schnell Interesse. „Unser CFO war so begeistert, dass er sofort mit Celonis loslegen wollte“, sagt Grayling. Und sein Team ließ sich nicht lange bitten.

Millionenwerte in der Kreditorenbuchhaltung gehoben

„In der Kreditorenbuchhaltung haben wir bereits im ersten Monat nach Go-Live mehrere hunderttausend Dollar eingespart“, sagt Grayling. In diesem Tempo habe ich das noch nie zuvor erlebt.“

Der digitale Zwilling des Source-to-Pay-Prozesses lieferte bisher nie dagewesene Einblicke, wo dem Unternehmen bislang wertvolle Cash-Ressourcen durch die Lappen gegangen waren.

Zum Beispiel benachrichtigt Celonis mit intelligenten Automatisierungen (Action Flows) frühzeitig über ablaufende Skontifristen, damit das Kreditorenteam rechtzeitig handeln kann. Rechnungen werden nun nach ihrer Auswirkung auf den Cashflow statt nach dem FIFO-Prinzip („First in, first out“) priorisiert. 

Weil Celonis auch potenzielle Rechnungsduplikate herausfiltert, die SAP leicht übersehen würde, verhindert das Team jedes Jahr Cash-Abflüsse in Millionenhöhe. So spürt die Plattform Rechnungen auf, die zwar nicht exakt übereinstimmen, aber ähnliche Rechnungsnummern, Daten, Mengen oder Preise aufweisen. „Mit Celonis sind wir proaktiv statt reaktiv unterwegs. Wir müssen also nicht mehr mühsam Doppelzahlungen aufspüren und Zeit mit Rückforderungen verschwenden“, sagt Jennifer Ginn, Florida Crystals’ Accounts Payable Director.

„Wir haben Doppelzahlungen um 98 % reduziert. Das ist einfach Wahnsinn.”

Jennifer Ginn, Director of Accounts Payable, Florida Crystals

Das Beste daran: all das läuft komplett automatisiert ab. Mithilfe von Fuzzy-Match-Logik setzt Celonis Fakturasperren für potenzielle Duplikate in SAP und kennzeichnet sie zur Überprüfung durch einen Mitarbeiter. Das Team kann so doppelte Rechnungen rechtzeitig stornieren oder Sperren für die Rechnungen aufheben, wenn sich herausstellt, dass sie keine Duplikate sind. „Das ist nur ein Klick in Celonis und wir sind fertig“, so Ginn.

Eine gemeinsame Sprache für das Unternehmen 

Als typische Back-Office-Abteilung, die typischerweise eher als Kostenstelle verschrien ist, kann es schwierig sein, wirklich Einfluss auf den Unternehmenskurs zu haben. Jennifer Ginn fehlten bei Gesprächen mit anderen Teams wie dem Einkauf oder Operations häufig einfach die notwendigen Daten. „Wir hatten zwar Anekdoten, aber nie wirklich harte Fakten, um auf Probleme aufmerksam zu machen. Das hat sich mit Celonis komplett geändert.“  

So kann ihr Team auch Engpässe in vor-oder nachgelagerten Prozessen aufzeigen, etwa wenn die Lieferperformance eines Lieferanten die Skontoziehung verhindert oder fehlende Wareneingänge zu Zahlungsverzögerungen führen. Alle Abteilungen haben so eine gemeinsame Sprache, um zu verstehen, wie das Business wirklich läuft. „Es passiert zum Beispiel, dass Lieferanten Rechnungen mehrfach einreichen oder erst nach Ablauf der Skontofrist liefern. Weil wir solche Dinge jetzt sehen, können wir einfach bessere Gespräche führen.”

„Unser Image hat sich komplett gewandelt. Wir werden jetzt als gleichberechtigter Partner angesehen, statt als Back Office, weil wir wirklich einen Mehrwert schaffen.“

Jennifer Ginn, Director of Accounts Payable, Florida Crystals

Prozess für Prozess mehr Mehrwert schaffen

Ähnliche Effekte bemerkt auch Florida Crystals’ IT-Team. „Unser Hauptaugenmerk liegt auf Produktivitätssteigerung und der Unterstützung unserer Business-Partner“, sagt Corey Swenson, VP IT Global Strategy and Architecture. „Celonis beschleunigt das Ganze ungemein. Wir heben Mehrwerte nicht mehr in sechs bis zwölf Monaten, sondern in wenigen Wochen. Das gibt uns natürlich extreme Glaubwürdigkeit. Und es macht unsere Gespräche über neue Anwendungsfälle deutlich leichter.“

Apropos leicht: Das Team schwärmt auch von Celonis’ intuitiven User Interface. Account Payable Director Jennifer Ginn brauchte nur einen Nachmittag Schulung, bevor sie die Plattform am Folgetag einem Steering Committee vorstellte. „Ich habe noch sie gesehen, dass eine Technologie so schnell angenommen wurde – das ging über Nacht“, bestätigt CIO Grayling. 

In Zukunft soll Celonis im gesamten Unternehmen eingesetzt werden – von der Beschaffung über die Instandhaltung bis hin zur internen Revision. Für Grayling ist Celonis zu einem unverzichtbaren ‘Verstärker und ‘Enabler’ geworden. „Ohne Process Intelligence, um herauszufiltern, was genau dir deine Daten sagen wollen, bist du im Grunde taub.“

→ Lesen Sie in Graylings Blog, warum Process Intelligence auch ein wichtiger Wegbereiter für KI ist.