So geht modernes Geschäftsprozessmanagement zur Unternehmenstransformation

Volatile Märkte und technologische Durchbrüche zwingen Unternehmen mehr denn je zu Agilität. Wer nicht mithält, geht unter. Schon 2023 sahen sich Führungskräfte laut dem Pulse of Change 2024 Index von Accenture mit einem beispiellosen Ausmaß an Wandel konfrontiert. Und 88 % der Befragten gingen davon aus, dass sich dieser Trend im Jahr 2024 noch einmal zuspitzt.

Eines der größten Probleme von Unternehmen im Streben nach Agilität ist jedoch ausgerechnet ihre Selbstwahrnehmung. Zu oft sind Business-Strategien von der betrieblichen Realität entkoppelt. Sprich: Zwischen designten Soll- und gelebten Ist-Prozessen klafft eine gähnende Lücke.

Die Auswirkungen sind massiv: Die Produktivität sinkt, Compliance schwächelt, Betriebskosten schießen in die Höhe, Kundenerwartungen werden enttäuscht, Zeitpläne werden nicht eingehalten. Kurz: Echte Agilität und Unternehmenstransformation bleiben so nur ein Wunschtraum.

Geschäftsprozessmanagement (auch als GPM oder BPM geläufig) kann helfen, genau diese Lücke zu schließen. Die Disziplin ermöglicht Unternehmen, ihre Prozesse und Workflows zu visualisieren, zu analysieren und zu optimieren. Dabei kommen beispielsweise Tools zum Business Process Mapping/Modeling (sprich der Abbildung und Modellierung von Geschäftsprozessen), Technologien zur Simulation und Überwachung von Prozessen, sowie Techniken zur kontinuierlichen Verbesserung zum Einsatz. Das Ziel: Das Design und die unternehmensweite Umsetzung idealer Prozesse, um so die Unternehmensstrategie effektiv voranzutreiben.

Im Jahr 2024 zeichnet sich bei den GPM-Trends eine entscheidende Entwicklung ab: Mehr und mehr Unternehmen setzen auf neue Technologien wie Prozessautomatisierung, Low-Code/No-Code-Plattformen und Process Mining, um sich an die Marktdynamik und sich verändernde Kundenerwartungen anzupassen.

In diesem Artikel stellen wir vor, wie Celonis Process Management (CPM) neue Maßstäbe im Bereich GPM setzt und Sie dabei unterstützt, selbst komplexeste Prozesse zu optimieren. 

Was ist Celonis Process Management?

Bevor wir detaillierter auf die Vorteile von Geschäftsprozessmanagement eingehen, hier eine Erklärung, wie sich Celonis Process Management in Umfang und Ansatz unterscheidet. Einfach ausgedrückt: CPM ist keine separate Suite für Geschäftsprozessmanagement. Es verknüpft vielmehr GPM-Technologie mit datengetriebenen Prozess-Einblicken aus Process Mining via der Celonis Process Intelligence Plattform.

So verstehen Unternehmen nicht nur nie zuvor, wie ihre Prozesse tatsächlich funktionieren. Sie können dieses Verständnis auch mit dem eigenen Business-Kontext verknüpfen und vergleichen — sprich mit ihrer Strategie, idealen Betriebsmodellen, Prozesshierarchien und der Unternehmensarchitektur.

Weil Celonis Process Management sowohl BPM- als auch Process Mining-Daten integriert, können Sie verstehen, wo und wie Prozesse verbessert werden können, um das optimale Betriebsmodell für die Erreichung der Geschäftsziele zu definieren. Process Mining kann die optimierte Prozessperformance mit Blick auf die Zielvorgaben analysieren und mögliche Aktualisierungen der modellierten Prozesse vorschlagen. 

So kann Geschäftsprozessmanagement Ihr Unternehmen transformieren

Richtig angewendet, kann Geschäftsprozessmanagement erhebliche Mehrwerte schaffen und Business Transformation wesentlich vorantreiben. Hier eine Übersicht der Vorteile:

Prozesse auf Unternehmensstrategie abstimmen

Ziel jeder GPM-Initiative ist es, die Unternehmensstrategie mit Hilfe dynamisch optimierter Prozesse in die Tat umzusetzen. Prozesse werden also so modelliert (und kontinuierlich optimiert), um Ihre jeweiligen Geschäftsziele zu erreichen: von Produktivitätssteigerung und betrieblicher Effizienz bis hin zu Compliance und Kostensenkung.

Die GPM-Methodik entwirft daher nicht nur ein ideales Geschäftsprozessmodell. Sie erfasst auch die Abweichungen von diesem Ideal – und schafft ein ausgereiftes Framework für die Organisation, Bereitstellung und laufende Optimierung von Prozessen.

Dieses Framework lässt sich wiederum in eine Strategie, spezifische Initiativen, OKR, Projekte, Ressourcen, Finanzierung und Verantwortlichkeiten übersetzen – und zieht sich wie ein roter Faden durch das gesamte Unternehmen. 

Agilität und Change Management fördern

Im Mittelpunkt dieses Frameworks zur Verwaltung von Geschäftsprozessen steht ein GPM-Repository, das Folgendes enthält:

• Dokumentation Ihrer Ist- und Soll-Prozesse

• Rollen und Verantwortlichkeiten für bestimmte Prozesse

• Details zu verknüpften Systemen, APIs und Integrationen

• Prozesshierarchien und Unternehmensarchitektur

• Identifizierte Prozessrisiken

• Geschäftsregeln, Prioritäten und KPIs

Dieses Repository bietet eine solide Grundlage für die Prozesssteuerung und Performance-Überwachung. Es ist aber auch der Schlüssel zu einem agileren Unternehmen, das in der Lage ist, jede Art von Veränderung schnell zu bewerten und zu bewältigen – und das mit minimalen Auswirkungen auf die Performance zu bewältigen.

Präzisere KI-Empfehlungen und Analysen

Geschäftsprozessmanagement-Software kann auch dabei helfen, den Einsatz und Output künstlicher Intelligenz zu optimieren. Sie liefert die notwendigen Geschäftsregeln, Zusammenhänge und KPIs, um als strategischer Fixpunkt für KI-Projekte im gesamten Unternehmen zu dienen.

Celonis Process Management geht noch einen Schritt weiter. Es kombiniert den GPM-Kontext mit detaillierten Process Mining-Daten. So entsteht ein persönlicher „Fingerabdruck“ für das Unternehmen, der:

• die Quelldaten für das Training von KI-Systemen und die Orchestrierung der Prozessautomatisierung liefert

• KI-Halluzinationen verhindert

• hochpräzise KI-Berichte und prädiktive Analysen ermöglicht

In der Praxis bedeutet das: Ein einfacher KI-Prompt reicht aus, um personalisierte und auf Ihren eigenen Prozess- und Systemdaten basierende Empfehlungen zur Prozessverbesserung zu erhalten.

Die KI liefert auch organisatorisches Wissen (wie Prozesse ablaufen sollten, um strategische Ziele zu erreichen) und – insbesondere seit der jüngsten Partnerschaft von Celonis mit Ardoq – Überlegungen darüber, wie die Unternehmensarchitektur beeinflusst wird und optimiert werden kann.

Prozessinteraktion und -interdependenz verstehen

GPM-Software enthält häufig Visualisierungsfunktionen, die zeigen, wie verschiedene Prozesse interagieren und sich gegenseitig beeinflussen. Das wiederum erleichtert die Prozessstandardisierung, reduziert Fehler und verbessert die Kommunikation zwischen Teams.

Mit dem digitalen Zwilling, den die Celonis Plattform aus Prozessdaten rekonstruiert, können Benutzer die Auswirkungen von Initiativen zur Prozessverbesserung genau simulieren und die Effizienz modellierter Prozesse testen, bevor sie Ressourcen einsetzen. Das spart Zeit, Geld und unnötigen Aufwand.

Automatisierung von Geschäftsprozessen orchestrieren

Eines der zentralen Ziele von Geschäftsprozessmanagement ist die Steigerung von Produktivität und Effizienz durch Prozessautomatisierung. Dank seines tiefen Prozessverständnisses kann BPM die manuellen Prozesse identifizieren, die sich am besten für RPA (robotergestützte Prozessautomatisierung) oder ähnliche Verfahren eignen.

Die fortschrittliche KI von Celonis – gestützt auf Prozesswissen, Unternehmenskontext und Prozessdaten in Echtzeit – kann das ganze noch einen Schritt weiter führen. Sie ermöglicht intelligente Automatisierungen, die Benutzer auf relevante Prozessanomalien aufmerksam machen und Empfehlungen zu deren Lösung geben.

Mehr Transparenz, einfacherer Zugang

Ein weiterer Vorteil des Geschäftsprozessmanagements: Ein GPM-Repository schafft vollständige Transparenz über die verschiedenen Rollen und Zuständigkeiten von Teams für Prozesse, sowie deren Optimierung.

Celonis Process Management geht noch einen Schritt weiter, weil es eine benutzerfreundliche Möglichkeit bietet, diese Informationen unternehmensweit weiterzugeben. Während GPM-Software oft auf technisch-geschultes Personal ausgerichtet ist, ermöglicht CPM auch weniger versierten Endnutzern, Prozessdaten unkompliziert abzufragen und zu analysieren.

Die fünf Grundlagen für eine erfolgreiche GPM-Implementierung

Es gibt kein Patentrezept für eine erfolgreiche GPM-Implementierung – dafür gibt es zu viele Prozess-, Software- und Datenvariablen. Nachstehend finden Sie jedoch einige wichtige Best Practices, die eine erfolgreiche Implementierung ermöglichen.

1. Finden Sie einen Sponsor auf Führungsebene: Fehlende Unterstützung durch die Führungsebene ist ein Warnsignal. Sie können zwar mit einer GPM-Implementierung auf lokaler Ebene starten, werden jedoch ohne einen Sponsor aus der Chefetage nie unternehmensweit skalieren können. Die Rückendeckung von oben hilft nicht nur, sich Gehör bei zentralen Stakeholdern entlang des Unternehmens zu verschaffen. C-Level-Sponsoren können auch dabei helfen, die Umgestaltung und Umsetzung von Prozessen zu validieren, die zuvor in den Strukturen der Geschäftseinheiten isoliert waren. Weil Celonis Process Management den Mehrwert von Prozessmanagement-Projekten berechnen und aufzeigen kann, lassen sich auch C-Level-Sponsoren leichter ins Boot holen. Mit der Celonis Process Mining-Technologie können BPM-Teams außerdem schnelle Erfolge erzielen, die dem Projekt einen frühen ROI bescheren. Um die Unterstützung der Sponsoren langfristig zu sichern, liefert die Celonis Plattform außerdem die Möglichkeit, den Business Value längerfristiger Prozessmanagement-Projekte zu framen und zu tracken.

2. Setzen Sie klare Ziele: Wie bei jeder Form des Projektmanagements sollten Sie Ihre Ziele Ihrer GPM-Initiative vorab definieren. Um den größten Nutzen aus Geschäftsprozessmanagement zu ziehen, müssen Sie ein klares Verständnis der Schlüsselfunktionen oder -prozesse in Ihrem Unternehmen haben, die durch einen prozessorientierten Ansatz die größten Verbesserungen erzielen können. Ohne diese Klarheit vorab, werden Sie schnell ins Schwimmen kommen. Auch hier kann Celonis Process Management enorm helfen: Schließlich ermöglicht  Process Mining, Ihre Workflows genau zu definieren und herauszufiltern, wo die größten Optimierungspotenziale liegen.

3. Sorgen Sie für klare Process Governance: Eine klare Process Governance ist das A und O für den Erfolg von GPM: Wer ist für welchen Prozess verantwortlich und wer ist für welchen Funktionsbereich im Unternehmen zuständig? Diese Struktur muss zentral im Prozess-Repository gepflegt werden und allen Stakeholdern zur Verfügung stehen. Wichtig ist auch, das Prozess-Repository und -governance stets auf dem neuesten Stand zu halten. Zu viele Unternehmen verbringen viel Zeit mit der einmaligen Dokumentation von Modellen und Prozessen, nur um sie dann „in der Schublade“ verstauben zu lassen.

4. Demonstrieren Sie frühzeitig Mehrwerte: Geschäftsprozessmanagement liefert im Laufe der Zeit erheblichen Mehrwert, doch dafür braucht es Ausdauer. Um Stakeholder langfristig für die GPM-Implementierung zu motivieren, ist ein Process-Mining-Pilotprojekt mit „Quick Wins“ unerlässlich. Dessen Ergebnisse können Sie dann in Ihre grundlegende Prozesshierarchie und Prozessstrukturen einbetten.

5. Kommunizieren Sie Fortschritte: Viele GPM-Projekte bringen nicht den erhofften Mehrwert für das Unternehmen, weil sie zu schnell in den Hintergrund treten. Wenn Ihr Team für die Prozessmodellierung monatelang im stillen Kämmerlein verschwindet, dürfen Sie sich nicht wundern, wenn der Rest des Unternehmens das Projekt bereits völlig vergessen hat, wenn Sie mit der Implementierung loslegen wollen. Halten Sie Sichtbarkeit und Interesse durch regelmäßige Kommunikation aufrecht. Nur so ebnen Sie den Weg für eine unternehmensweite Akzeptanz und den dauerhaften Willen zur Prozessoptimierung.

Sie wollen wissen, wie Sie Celonis Process Management speziell für Ihr Unternehmen nutzen können? Sprechen Sie jetzt mit einem Experten.

John Santic

Director of Product Marketing

John Santic is Director of Product Marketing at Celonis. John has over twenty years of experience in the software industry in marketing and GTM roles, focusing on analytics, data management and process mining.