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6 Prognosen für die Debitorenbuchhaltung im Jahr 2021
Aus Unternehmenssicht war das Jahr 2020 war für sämtliche Geschäftsbereiche eine Herausforderung. Besonders schwer hatte es aber die Debitorenbuchhaltung (Accounts Receivable).
Einen stetigen Cashflow im Unternehmen zu gewährleisten, war für Debitorenteams in Zeiten der Pandemie so wichtig und herausfordernd wie noch nie. Ehemals zuverlässige Kunden sind über Nacht unberechenbar geworden. Unternehmen gingen ohne Vorwarnung in Konkurs. Und in manchen Fällen hat sich jede bezahlte Kundenrechnung wie ein Rettungsanker angefühlt.
Natürlich wächst die Hoffnung, dass mit weltweiten Corona-Impfungen wieder ein Stück Normalität in die Geschäftswelt zurückkehrt. Doch bis dahin haben Debitorenabteilungen einige Herausforderungen zu meistern.
Mit der richtigen Einstellung können viele dieser Herausforderungen jedoch auch als Chance gesehen werden. Natürlich müssen Prozesse angesichts neuer Unsicherheiten angepasst werden – aber diese Optimierung kann langfristig zu einer agileren, harmonisierten und effizienteren Abteilung führen.
Wir haben uns Gedanken gemacht, vor welchen Veränderungen die Debitorenbuchhaltung im Jahr 2021 steht – und wie sie diese bestmöglich meistern können.
Prognose #1: Das Risikomanagement wird in den Mittelpunkt rücken
Im Jahr 2020 mussten viele Debitorenabteilungen auf schmerzhafte Art lernen, was passiert, wenn ein Großteil ihrer Kunden nicht zahlt. Natürlich will jedes Unternehmen dieses Fiasko unter allen Umständen vermeiden, aber dazu braucht es erst einmal die richtigen Erkenntnisse.
In der Vergangenheit haben Unternehmen elementare Kennzahlen wie Rechnungswert und Zahlungstermine gesetzt, um den Cashflow zu vorherzusagen. Um Risiken richtig einzuschätzen, können sie sich auf diese Daten jedoch einfach nicht mehr verlassen. Wenn Ihre zuverlässigsten Kunden plötzlich vom Radar verschwinden, müssen Sie in der Lage sein, mögliche Zahlungsausfälle genau zu identifizieren – und zwar bevor sie sich auf das gesamte Unternehmen auswirken.
Und das geht nur mit einer objektiven, datengestützten Sicht auf die Zahlungswahrscheinlichkeit ihrer Kunden – ein Ziel, auf die sich viele Unternehmen 2021 konzentrieren werden. Wahrscheinlich ist auch, dass Debitorenbuchhaltungen ihre aktuelle Kundenaufteilung verbessern werden, indem sie einige der Segmentierungstechniken einsetzen, die bereits häufig in Marketing und Vertrieb zu finden sind. So können Sie Ihre Kunden kategorisieren und damit nicht nur herausfinden, welche Kunden mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht zahlen werden, sondern auch, wie Sie diese offenen Forderungen besser angehen können.
Wenn sie diese Dinge richtig machen, erhalten Debitorenabteilungen ein besseres Verständnis ihrer gesamten Kundenlandschaft, können gezieltere Maßnahmen ergreifen und dadurch letztendlich mehr Forderungen eintreiben.
Prognose # 2: Häufigeres Forecasting
In vielen Debitorenabteilungen ist das Forecasting nach wie vor ein Prozess, der weitgehend auf Vermutungen und Annahmen aufbaut. Forecasts werden in der Regel monatlich oder vielleicht sogar vierteljährlich durchgeführt, und die Ergebnisse sind bestenfalls Richtwerte. Das hat schon 2020 nicht ausgereicht, und es wird auch 2021 nicht ausreichen.
Da sich die Unternehmenslandschaft tagtäglich ändert und sich die Perspektiven von Unternehmen manchmal über Nacht verschieben, müssen Forecasts sowohl regelmäßiger als auch präziser werden. Schließlich macht es wenig Sinn, einen Monat in die Zukunft zu schauen, wenn man nicht weiß, was der morgige Tag bringen wird. Stattdessen müssen Debitorenabteilungen wissen, wo sie heute stehen, wo sie morgen wahrscheinlich stehen werden und wie die nächste Woche aussehen könnte.
Die Verbesserung der Forecasting-Qualität erfordert Zeit und Ressourcen. Die gute Nachricht ist, dass die meisten Debitorenabteilungen bereits über die Daten verfügen, die sie benötigen, um bessere Forecasts zu erstellen. Sie müssen sie nur finden, konsolidieren und auf dieser Basis skalierbare und wiederholbare Prozesse zu entwickeln. Deshalb erwarten wir im Laufe des Jahres große Investitionen in diesem Bereich.
Prognose # 3: Stammdaten endlich in den Griff bekommen
Nicht jede Veränderung muss eine groß angelegte Transformation sein. Es gibt auch einige einfachere Maßnahmen, mit denen Debitorenbuchhaltungen den Cashflow verbessern können. Ein guter Anfang ist es, zu den Grundlagen zurückzukehren und all die kleinen, ineffizienten Prozesselemente zu korrigieren, die sich summieren und einen messbaren, negativen Einfluss auf die Debitorenlaufzeit haben können.
Ungenaue Kundenstammdaten sind beispielsweise ein bekanntes Problem in der Debitorenbuchhaltung. In der Regel wird dieses Problem gern unter den Teppich gekehrt und dessen Lösung immer wieder nach hinten verschoben.
Doch falsche Details in den Stammdaten können Zahlungen um Wochen hinauszögern. Und Zeiten wie diesen kann jede Zahlungsverzögerung erhebliche Konsequenzen haben. Der logische Schluss: Wir sollten uns all diesen unangenehmen und langweiligen Aufgaben, wie dem Abgleich von Kundendaten, eher heute als morgen widmen. Und das wiederum erfordert ein gewisses Maß an Einsatz.
Die gute Nachricht ist, dass die Korrektur von Stammdaten einen großen Einfluss auf den Cashflow haben kann, wenn die Debitorenabteilung die erforderlichen Ressourcen dafür bereitstellt. Aus diesem Grund erwarten wir, dass chaotische Stammdaten im Jahr 2021 endlich angegangen werden.
Prognose #4: Das Zeitalter der Automatisierung erreicht auch die Debitorenbuchhaltung
Automatisierung ist derzeit branchenübergreifend ein heißes Thema, weil sie höhere Effizienz, niedrigere Betriebskosten und weniger menschliche Fehler verspricht. Aber wenn ein großer Teil des Mahnwesens darin besteht, Kunden per Telefoninkasso an fällige Rechnungen zu erinnern, könnten Sie fragen, was es da zu automatisieren gibt.
Die Antwort lautet: all die kleinen, zeitaufwändigen Aufgaben, die mit der Kernfunktion des Forderungsmanagements verbunden sind. Das Korrigieren von Stammdaten – und diese auf dem neuesten Stand zu halten – kann tatsächlich eine dieser Aufgaben sein. Auch die Datenerfassung (die sich oft über mehrere Systeme erstreckt) kann automatisiert werden. Ebenso das Erstellen und Versenden von Rechnungen.
Wir erwarten, dass Debitorenabteilungen im kommenden Jahr zwei große Vorteile aus der Automatisierung ziehen werden. Erstens kann sie die Datengenauigkeit verbessern und das Risiko von Fehlern, die zu verspäteten Zahlungen führen, nahezu eliminieren. Zweitens müssen sich die Mitarbeiter nicht mehr mit zeitraubenden und primitiven Aufgaben wie der Dateneingabe befassen und haben so mehr Zeit, sich auf das zu konzentrieren, was sie am besten können – den Forderungseinzug.
Prognose #5: Abschied von den Papierbergen
Es ist erstaunlich, dass wir im Jahr 2021 über Papierrechnungen sprechen, aber die Debitorenbuchhaltung – und auch die Kreditorenbuchhaltung – sind Funktionen, die nach wie vor sehr auf Papierprozesse angewiesen sind.
Mit der Dezentralisierung der Arbeitswelt im Jahr 2020 steht die Digitalisierung dieser Prozesse stärker denn je im Fokus. Das vergangene Jahr hat deutlich gemacht: Es ist nicht nachhaltig, vom Büro aus Papierrechnungen zu versenden und zu erwarten, dass am anderen Ende auch jemand im Büro ist, um die Rechnung zu bearbeiten. Hinzu kommt, ein elektronisches Mahnwesen birgt gleich mehrere Vorteile.
Digitale Rechnungen lassen sich schneller erstellen und erreichen den Kunden auf elektronischem Wege, was bedeutet, der Geldeingang kann schneller erfolgen und Forderungsmanager haben mehr Zeit für wichtigere Aufgaben. Wird die Rechnungserstellung automatisiert, können Debitorenteams nicht nur wertvolle Zeit einsparen, sondern auch manuelle Fehler reduzieren.
Der vielleicht größte Vorteil digitaler Rechnungen ist jedoch, dass sie eine wichtige Datenquelle für andere Initiativen sein können, wie z. B. um eine bessere Übersicht über die Zahlungswahrscheinlichkeit zu erhalten. Seien Sie also nicht überrascht, wenn in diesem Jahr Papierrechnungen endgültig verschwinden werden.
Vorhersage # 6: Anstieg des Factorings
Nicht zu wissen, woher oder wann die nächsten Zahlungen kommen, kann beängstigend sein. Vor allem, wenn die Margen knapp sind. Oft fühlt sich der Verkauf von Außenständen wie ein letzter Ausweg an – auch wenn Sie so weniger einnehmen, als wenn alle Kunden einfach rechtzeitig zahlen würden. Aber es sind außergewöhnliche Zeiten, und es gibt einige signifikante Vorteile von Factoring, von denen wir glauben, dass sie im Jahr 2021 einige Unternehmen überzeugen werden.
Das Risiko von Zahlungsausfällen wird beseitigt, Forecasts werden viel einfacher und die Ressourcen, die Sie derzeit für die Bearbeitung von Zahlungsausfällen aufwenden, können innerhalb des Unternehmens besser eingesetzt werden.
Natürlich hat das alles seinen Preis. Aus diesem Grund sehen viele Unternehmen Factoring als kurzfristige Lösung an, während sie sich mit den anderen oben genannten Aspekten befassen. In unsicheren Zeiten wie diesen aber kann Factoring durchaus mehr Stabilität in Ihren Cashflow und mehr Sicherheit beim Forecasting bringen.
Sind Sie bereit, die Debitorenbuchhaltung zu transformieren?
2020 war für uns alle herausfordernd, klar. Aber es wäre ein Fehler zu glauben, dass im Jahr 2021 plötzlich alles besser wird. Anstatt auf das Beste zu hoffen, ist es jetzt an der Zeit, den strategischen Wandel zu planen und sicherzustellen, dass Sie volle Kontrolle über die Debitorenbuchhaltung haben – selbst unter den schwierigsten Bedingungen.
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