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Prozessintelligenz für die IT: Fragen & Antworten
IT-Teams stehen aktuell gleich vor einer doppelten Herausforderung: Sie müssen den Geschäftsbetrieb am Laufen halten und zugleich die Transformation vorantreiben. Ablaufende Migrationsfristen, immer neue Technologien, schrumpfende Budgets sowie KI-Anforderungen machen diese Aufgabe nicht gerade einfacher. Und damit nicht genug: Außerdem gilt es, die Effizienz zu steigern, Risiken zu minimieren und für ein optimales Zusammenspiel von neuen und bestehenden Technologien zu sorgen.
Um diese Mammutaufgabe zu schaffen, müssen Sie allerdings genau wissen, wie, wann und wo Ihre Technologien eigentlich entlang der zahlreichen Abteilungen und Systeme zum Einsatz kommen.
Wie das gehen soll? Konzentrieren Sie sich einfach voll und ganz auf Ihre Prozesse – und zwar mithilfe von Prozessintelligenz. Im Folgenden erfahren Sie alles Wissenswerte zum Einsatz dieser neuen Technologie und warum sie die vermutlich smarteste Antwort auf die Komplexität aktueller IT-Herausforderungen ist.
1. Warum wissen IT-Abteilungen so wenig darüber, wie Mitarbeitende Technologien im Unternehmen wirklich nutzen?
Im Laufe der Jahre ist im Herzen vieler Unternehmen eine gewaltige Lücke entstanden.
Zum einen ist da die Lücke im Tech-Stack: Mit dem Wachstum vieler Unternehmen prallen Altsysteme in immer komplexeren IT-Landschaften auf neue, hochspezialisierte Technologien. Die Kluft zwischen solchen Legacy-Systemen und der modernen IT-Landschaft erschwert sowohl Migrationen als auch die Integration und Implementierung neuer Technologien. Die vielschichtig miteinander verzahnten Technologien und ständiger Wandel vernebeln die Sicht auf die tatsächlichen Abläufe. Durch diese Komplexität haben weder IT-Teams noch andere Abteilungen einen vollständigen Echtzeit-Überblick darüber, wie, wo und warum Technologien im Einsatz sind – und das ist ein echtes Problem. Doch damit nicht genug: Die Arbeit der IT-Teams wird durch eine weitere Kluft zwischen der IT-Abteilung und dem eigentlichen Business zusätzlich erschwert. Dies führt zuAbteilungssilos und durch komplexere Technik auch zu einer immer größeren Distanz zwischen der IT und den übrigen Geschäftsbereichen.
Zum einen fehlt also ein gemeinsames Verständnis davon, wie und warum Technologien im Unternehmen zum Einsatz kommen. Zum anderen erfolgt keine übergreifende Messung der IT-Performance als gemeinsame Diskussionsgrundlage. Kurz gesagt: Es fehlt die entscheidende Kommunikationsschnittstelle zwischen IT-Teams und dem Rest des Unternehmens. Hinzu kommt, dass sogar innerhalb der Abteilungen oftmals Unklarheit über die genaue Nutzung der eigenen Systeme herrscht. Grundlage für Verbesserungen ist dann oft Hörensagen, anstatt fundierte Informationen. Wenn es schließlich kommt, wie es kommen muss – nämlich zu massiven IT-Problemen – fällt das unvermeidlich auf die IT-Abteilung zurück.
2. Warum liefern selbst die besten Monitoring- und Analysetools keine Antworten zur Nutzung der IT?
Viele Unternehmen sammeln in Data Warehouses umfangreiche Daten und nutzen Analysetools, um mehr über das Zusammenspiel ihrer verschiedenen Systeme, Anwendungen und Programme zu erfahren.
Doch auch durch diese Werkzeuge erschließt sich Ihnen kein vollständiges Bild. Vor allem liefern sie nicht den erforderlichen Kontext, um die entscheidenden Maßnahmen für eine bessere und businessorientierte Nutzung von Technologien zu identifizieren, geschweige denn, diese umzusetzen. Viele der vorhandenen Monitoring- und Analysetools verfügen über keinerlei Wissen darüber, wie die Prozesse in der IT oder im Unternehmen ablaufen. Sie wissen weder, welcher Prozess auf welchem System erfolgt, noch kennen sie die Ursachen für Verzögerungen oder Fehler.
Ohne ein Verständnis dafür, wie Prozesse im gesamten Unternehmen erfolgen – von einzelnen manuellen Schritten, bis hin zu automatisierten Abläufen – bleiben die Daten bedeutungslos und lassen sich nicht für Verbesserungen nutzen.
So wie Spezialsoftware Systeme gezielt beobachtet, kann die Process Intelligence Platform von Celonis, Prozesse präzise beobachten. Dadurch versteht die IT-Abteilung, wie das Business eigentlich funktioniert, ohne sich auf Anekdoten, veraltete Prozesslandkarten oder unvollständige Softwarespezifikationen verlassen zu müssen.
3. Was macht Geschäftsprozesse zum Hemmschuh für KI und andere Innovationen?
Wer nicht weiß, wie, wo oder warum Geschäfts- und IT-Prozesse tatsächlich ablaufen, kann künstliche Intelligenz nicht effektiv einsetzen – ihr vollständiges Potenzial bleibt ungenutzt. Hier bleiben IT-Teams weit hinter ihren eigentlichen Ansprüchen zurück, die Nutzung von KI im Unternehmen maßgeblich voranzutreiben.
Damit KI einen echten Nutzen bringt, muss sie den geschäftlichen Kontext berücksichtigen. Sie muss also lernen, wie und wo Dinge passieren, und sie braucht auch ein klares und durchgängiges Gesamtbild davon, wie die Abläufe im Idealfall eigentlich erfolgen sollen. Ohne ein umfassendes Verständnis der eigenen Geschäftsprozesse können Unternehmen diesen Kontext jedoch gar nicht liefern. So ist es wenig verwunderlich, dass die KI-Erfolge deutlich hinter den Erwartungen und Potenzialen zurückbleiben.
IT-Führungskräfte sind sich einig: Laut DACH-Report zur Prozessoptimierung befürchten 64 % derjenigen, die KI einsetzen, dass Prozessmängel KI-Initiativen behindern könnten.
KI-Tools wie LLMs mangelt es an echten, umsetzbaren Einblicken in das Unternehmen. Sie erschließen also auch nicht mehr Wertpotenziale als konventionelle BI-Lösungen, da beide auf dieselben Daten derselben Transaktionssystemen zurückgreifen - ohne tieferen Kontext. Dies führt im Extremfall sogar zu dramatischen Totalausfällen wie den gefürchteten KI-Halluzinationen. Und hier sind wir uns sicher einig: Das Letzte, wofür IT-Teams in der aktuellen Situation verantwortlich sein möchten, sind gehypte Tools, die mangels Kontextwissen fehlerhafte Antworten liefern.
Mehr erfahren: So entfalten Sie das KI-Potenzial in Ihrem Unternehmen.
4. Warum sollten IT-Teams ihren Blick auf Prozesse richten?
In einer 2024 durchgeführten Umfrage unter IT-Führungskräften in der DACH-Region zum Thema Prozessoptimierung gaben 79 % der Befragten an, dass Prozesse für sie den größten Hebel zur Wertschöpfung und den schnellsten Hebel für Veränderungen darstellen. 81 % gaben außerdem an, dass Prozessoptimierung in Zeiten wirtschaftlicher Instabilität an Bedeutung gewinnt.
Sie sind noch nicht ganz überzeugt? Zusätzlich zu dieser Einschätzung von rund vierhundert IT-Führungskräften möchten wir Ihnen noch folgende Überlegung mit auf den Weg geben: IT-Teams denken bei ihren Projekten oft in Systemen und Nutzern, und nicht in den eigentlich dahinterstehenden Prozessen. Eine Sichtweise, die den enormen Impact von Prozessen verkennt.
In Unternehmen laufen hunderte Millionen von Prozessen ab, die über Abteilungen, Systeme, Anwendungen und Programme hinweg miteinander verbunden sind. In diesen Prozessen ist wertvolles Wissen verborgen, das die Unternehmens-IT und sämtliche Projekte vorantreiben kann. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass Prozesse Problemen verursachen können, wenn es den Verantwortlichen nicht möglich ist, sie zu verstehen, zu verändern und zu verbessern.
Stellen Sie sich beispielsweise ein großes IT-Projekt vor, etwa eine Systemmigration. Sofern die IT-Abteilung über ein tiefgreifendes Verständnis aller von der Migration betroffenen Prozesse verfügt, kann sie die Migration besser planen, den erforderlichen finanziellen und zeitlichen Aufwand genauer abschätzen – und Überraschungen vermeiden. Fehlt eine solche Prozesskenntnis, berücksichtigt die Systemmigration möglicherweise nicht sämtliche betroffenen Mitarbeiter und Programme – mit fatalen Folgen für das gesamte Projekt.
Mehr erfahren: Datengestützte Maximierung von Systemmigrationen
5. Was kann die IT aus Prozessen lernen?
Sie haben eine Frage zu den Abläufen in Ihrem Tech-Stack oder im Unternehmen insgesamt? Ihre Prozesse liefern Ihnen höchstwahrscheinlich die gewünschten Antworten.
Hier sind einige Beispiele dafür, was die IT aus Prozessen lernen kann:
Welche Ursachen führen dazu, dass Projekte den Zeitplan oder das Budget überschreiten?
Wo, wann und warum kommt es zu Engpässen?
Welche IT-Anbieter, Partner oder (globalen) Ereignisse verursachen Probleme oder Verzögerungen?
Welche Anwendungen und Tools sind überflüssig oder zu kostspielig?
Welche Faktoren wirken sich auf die ITSM-Servicequalität und die Reaktions-/Lösungszeiten aus?
Welche Arbeiten fallen doppelt an, sind übermäßig zeitaufwendig und/oder ließen sich eigentlich automatisiert erledigen?
Welche Geschäftsbereiche eignen sich am besten für Innovationen wie KI?
6. Was genau ist eigentlich Prozessintelligenz?
Prozessintelligenz beschreibt eine leistungsstarke Methode, mit der Unternehmen sämtliche aufschlussreichen Informationen aus ihren Prozessen ableiten können. Die Process Intelligence Platform von Celonis besteht aus einer Reihe an Werkzeugen, Technologien und Fähigkeiten, mit denen Unternehmen die verborgenen Potenziale ihrer Prozesse nutzen können. Der Fokus liegt hierbei auf:
Die Process Intelligence Platform von Celonis dient als Bindeglied zwischen den Menschen, Systemen und Prozessen eines Unternehmens. Sie bildet die bislang fehlende Kontrollebene für Ihren Tech-Stack: Sie verknüpft Ihre Systeme mit Ihren Anwendungen und die IT mit dem Business. Dadurch erschafft sie unternehmensweit ein gemeinsames Verständnis davon, wie Prozesse wirklich ablaufen, wie sie miteinander interagieren und wie Sie sie optimieren können.
Laden Sie hier das E-Book herunter: Was ist Prozessintelligenz?
7. Wie funktioniert die Process Intelligence Platform von Celonis?
Mithilfe von Process Mining sammelt und vereinheitlicht Celonis Ihre Prozessdaten. Anschließend kombiniert die Plattform sie dann sowohl mit standardisiertem Prozesswissen – etwa zu wichtigen KPIs, Verbesserungsmöglichkeiten und Best Practices – als auch mit KI, die auf Tausenden von Process Mining- und Prozessmanagement-Projekten der letzten zehn Jahre basiert. Das Ergebnis ist ein dynamischer digitaler Zwilling Ihrer Geschäftsprozesse, der Ihnen die Prozesse über Abteilungen, Systeme, Anwendungen und Programme hinweg so zeigt, wie sie wirklich sind.
Mehr erfahren: Die Plattform von Celonis im Überblick
Die Process Intelligence Platform von Celonis arbeitet systemunabhängig und objektiv. Sie kann Daten beliebig aus jeder Quelle und in jedem Format integrieren, - von ERPs und CRMs über Cloud- und Desktop-Anwendungen bis hin zu Exceltabellen und RPA-Bots.
Jedoch unterbricht oder ersetzt Celonis Ihre Aufzeichnungssysteme und Datenplattformen hierbei nicht. Vielmehr setzt die Plattform auf ihnen auf, um Ihre BI-, Automatisierungs-, Cloud- und KI-Tools mit wertvollem Prozesswissen zu füttern. So maximieren Sie den ROI Ihrer bisherigen IT-Investitionen, beschleunigen die Transformation, und generieren aussagekräftige Vorhersagen, Empfehlungen und Lösungen für das Business.
8. Wie unterstützt Prozessintelligenz IT-Teams bei ihren Aufgaben?
Die Process Intelligence Platform von Celonis erstellt eine Art Röntgenbild Ihrer Abläufe und sie ist zugleich ein entscheidender Hebel für Veränderungen. Sie macht Sinnzusammenhänge sichtbar, indem sie eine gemeinsame Sprache zwischen Ihren Systemen und Anwendungen sowie zwischen der IT und dem Business bereitstellt.
Wenn Sie Ihre Prozesse über Abteilungen, Systeme, Apps und Programme hinweg so sehen, wie sie wirklich sind, wird die zugrundeliegende Komplexität handhabbar. Indem Sie die Zusammenhänge verstehen, können Sie deutlich leichter konkrete Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren.
Durch ein permanentes Monitoring Ihrer IT-Prozesse wissen Sie zudem ganz genau, wann und wo Sie Ihre Teams unterstützen müssen. In vielen Fällen können Sie Korrekturmaßnahmen sogar direkt aus der Process Intelligence Platform anstoßen.
Prozessintelligenz hilft IT-Teams unter anderem bei der:
Beschleunigung von Systemmigrationen: Komplexitätsanalyse der IT-Landschaft, Management und Stärkung des Prozessdesigns, Effizienzsteigerungen von Tests sowie Förderung von Migrations-Conformance und -Akzeptanz
Verbesserung der IT-Servicequalität: Überblick über sämtliche ITSM- und IT-Prozesse selbst in komplexen IT-Umgebungen und Optimierung von Servicequalität und IT-Produktivität
Steuerung der Softwarekosten: Nutzungsanalysen, um die am wenigsten genutzten Anwendungen zu ermitteln
Der daraus resultierende geschäftliche Nutzen ist signifikant: Mit Prozessintelligenz konnte Autodesk bei seiner Systemmigration rund vier bis sechs Wochen bei der Projektzeit einsparen.
Und es gibt viele weitere Beispiele: Das Fintech-Unternehmen Finastra etwa reduzierte seine gesamten ITSM-Lösungszeiten mit Celonis um 60 Prozent und die MOL Group verringerte ihre SLA-Reaktionsverletzungen ebenfalls um 60 Prozent.
Eine großes Telekommunikationsunternehmen identifizierte wiederum durch den Einsatz von Celonis selten genutzte Software und sparte so sage und schreibe jährlich 2 Millionen Euro ein.
9. Wie hilft Prozessintelligenz der IT-Abteilung, die anderen Geschäftsbereiche bei ihrer Arbeit zu unterstützen?
Der durch Prozessintelligenz erzeugte End-to-End-Kontext erhöht den digitalen Nutzen für die gesamte Organisation. Innerhalb der IT-Abteilung selbst sorgt dies unter anderem für ein verbessertes ITSM und Projektmanagement sowie für eine datengetriebene Kostensenkung. Darüber hinaus unterstützt die IT-Abteilung mit den Erkenntnissen und Fähigkeiten von Prozessintelligenz auch sämtliche anderen Bereiche, mit denen sie arbeitet.
So können IT-Teams zum Beispiel mithilfe von Prozessintelligenz:
Prozesse orchestrieren: Nutzen Sie Prozessintelligenz, um komplexe, mehrstufige Prozessszenarien systemübergreifend zu orchestrieren und automatisieren Sie zeitraubende Aufgaben im gesamten Unternehmen.
Business-Initiativen beschleunigen: Vereinfachen Sie mit einer gemeinsamen Sprache die Zusammenarbeit und verbessern Sie durch einen einheitlichen Blick auf Prozessabläufe die abteilungsübergreifende Projektplanung, -ausführung und -überwachung.
KI wertschöpfend nutzbar machen: Versorgen Sie KI-Tools mit dem erforderlichen Business-Kontext, um den Nutzen von KI für sämtliche Mitarbeitende und für alle Prozesse im Unternehmen zu maximieren.
Zu welchen Ergebnissen der Einsatz von Prozessintelligenz in der Praxis führt, zeigt das folgende Beispiel durchaus eindrucksvoll: Sysmex America, ein weltweit führendes Unternehmen in der hämatologischen Diagnostik, nutzte mithilfe der IT-Teams Prozessintelligenz unternehmensweit, um Prozesse zu untersuchen, zu optimieren, zu überwachen und zu automatisieren. Dies führte zu außergewöhnlichen Verbesserungen wie etwa einer effizienten und reibungslosen SAP S/4HANA-Migration, der Rückgewinnung von 3,4 Millionen US-Dollar innerhalb eines einzigen Monats in der Debitorenbuchhaltung sowie zur Reduzierung überfälliger Forderungen um über 60 Prozent in weniger als einem Jahr.
Oftmals übernehmen IT-Abteilungen auch eine Art Führungsrolle, indem sie Centers of Excellence (CoEs) betreiben – also zentrale Kompetenzzentren, die dazu beitragen, Prozessoptimierungen im gesamten Unternehmen umzusetzen. Viele namhafte Unternehmen wie Siemens, Bayer, Reckitt und BMW setzen auf CoEs – und das mit Erfolg.
So steigerte Siemens seine Automatisierungsrate um 24 Prozent und reduzierte Nacharbeiten um 11 Prozent. Dies gelang, indem das Unternehmen seine Order-to-Cash-Prozesse optimierte und damit die Anzahl manueller Eingriffe jährlich um 10 Millionen senkte. Beim Konsumgüterkonzert Reckitt hingegen beschleunigte die von der IT-Abteilung geleitete Prozessoptimierung die digitale Transformation, was zu etlichen Millionen an Einsparung führte. Und bei BMW wiederum verlässt praktisch kein Auto die Werkshallen, ohne mit Celonis in Berührung zu kommen - und das sind jedes Jahr Millionen von Fahrzeugen.
Denken Sie in Prozessen, statt nur in Systemen
Auf diese einfache Formel lässt sich der Einsatz von Prozessintelligenz in der IT im Grunde reduzieren, das heißt: Wenn Sie IT mit der Erkenntnistiefe und Umsetzungskraft von Prozessen völlig neu denken, lassen sich nicht nur alle täglichen Aufgaben viel einfacher erfüllen. Dies sorgt vielmehr für den Aufbau einer IT-Organisation, die sich auch in einer immer komplexeren Zukunft ständig weiterentwickelt und Ihre Teams und das Unternehmen zu immer neuen Erfolgen führt.
Sie möchten genauer wissen, wie Prozessintelligenz Ihrem Unternehmen nutzen kann? Lesen Sie mehr zum Thema „Prozessintelligenz für die IT-Transformation“ oder melden Sie sich für eine Demo an.
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